El control interno en empresas familiares
EL CONTROL INTERNO EN EMPRESAS FAMILIARES
Alguna vez se han preguntado ¿Porqué parece tan complicado que una empresa familiar sea exitosa? o ¿Porqué vemos tantos negocios que no duran ni un año?
Actualmente las empresas se enfrentan a condiciones de competencia, tecnologías nuevas y cambios en el entorno. Estos cambios presentan nuevos desafíos en la forma de administrar sus empresas. Esta situación trae consigo que las predicciones empresariales puedan quedar obsoletas de la noche a la mañana, por lo que la planificación y el control debieran ser preocupaciones cada vez más importantes en las empresas familiares.
En el caso de las empresas familiares, además de estos cambios, se enfrentan a problemas y conflictos que las hacen más vulnerables que las empresas no familiares, por ello cada día aumenta la importancia de mejorar la gestión de este tipo de empresas e implementar sistemas de control interno estratégico.
¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?
El control interno es el conjunto de medidas que implementa la empresa para reducir los riesgos en sus operaciones, alineados con los objetivos del negocio y las obligaciones fiscales que debe cumplir, con la finalidad de que se cumplan los objetivos de la empresa, que su información financiera sea confiable y oportuna, que las operaciones se realicen bajo el cumplimiento de las normas de la empresa.
Las empresas familiares han dejado de lado la importancia de contar con un sistema de Control Interno adecuado y adaptado a sus necesidades, por lo que carecen de asesoría, conocimientos técnicos y de formalidad empresarial; que dificultan el uso políticas formales que guíen sus actividades diarias.
La necesidad de control en las empresas, está ligada al manejo adecuado de los recursos, la discrecionalidad en la toma de decisiones, las diferencias en la definición de los objetivos y la propia complejidad de las empresas. Es fundamental que exista el control interno, de manera formal, para asegurar que todas las actividades de una empresa se realicen de la forma deseada y que contribuya a la consecución de los objetivos globales.
Muchas de las empresas familiares no consideran apropiado implementar en su negocio, ciertas herramientas de control y gestión eficientes, porque no las creen aplicables a su estructura dado su tamaño, que consideran pequeño o porque creen que aún están en desarrollo, y optan por un manejo más familiar y “práctico” de la empresa. Sin embargo, conforme van creciendo e incorporando personal y haciendo más complejas sus operaciones, se dan cuenta de la necesidad de implementar medidas que les permitan tener en sus manos el control de todas las operaciones. Siempre es mejor establecer las medidas de control desde un inicio para crecer estructurado y con orden, facilitando el logro de los objetivos a lo largo de toda la organización.
Es de gran importancia llevar a cabo el análisis periódico del funcionamiento del control interno y adoptar las medidas necesarias para corregir los aspectos ineficientes o poco funcionales.
IMPORTANCIA DE IMPLEMENTAR CONTROLES
Hay muchas personas que tienen visión para las ventas, les gusta producir ganancias, pero no les gustan analizar los números de su empresa y mucho menos los controles ni la contabilidad, éste puede ser uno de los principales motivos por el que estas empresas familiares estén condenadas al fracaso.
Una gran cantidad de dueños de empresas familiares piensan que no es importante contar con un registro de los movimientos de su empresa y dejan este tema bajo la responsabilidad únicamente de un contador, siendo que implementando los controles adecuados y analizándolos oportunamente podemos detectar muchas de las situaciones que afectan la estabilidad del negocio.
Al implementar los controles adecuados podemos detectar faltantes en inventarios, robos hormiga, fugas de efectivo o malversación de activos.
BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO
El consejo de administración en la empresa familiar debe concebir el control interno con un sistema práctico que le permita anticiparse a pérdidas, confiar en la información financiera, detectar problemas legales y mejorar su actividad principal, bajo un esquema de costo-beneficio que contribuya a alcanzar sus objetivos de negocio.
Los controles administrativos tienen la función ayudar a detectar de forma oportuna desviaciones de las cifras esperadas, detener la fuga de recursos e identificar a las personas involucradas que han abusado de la empresa para beneficio personal.
Lo más importante es realizar este proceso de manera oportuna, ya que en ocasiones es difícil hacer una restructuración si el daño financiero es demasiado grande.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Además de que el propósito general del control interno es ayudar a la organización a cumplir su misión, también contribuye a:
- Lograr que las operaciones se lleven a cabo de forma eficaz, eficiente y económica,
- Producir productos y servicios de acuerdo con la misión.
- Obtener información financiera y operacional en condiciones de integridad, calidad y oportunidad.
- Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales, normas y políticas administrativas.
- Salvaguardar los recursos contra desperdicios o pérdidas, abuso, errores y fraudes.
APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
La eficacia del sistema de control interno dependerá del respaldo de los mandos directivos y demás personal. Cuando los mandos directivos se esfuerzan en lograr que el sistema de control interno sea adecuado y se comprometa con su buen funcionamiento, el resto del personal se hace más responsable en su ámbito. Todo el personal tiene un papel y una responsabilidad en su establecimiento y en su aplicación. Para asegurar que el control interno funcione como se propuso, la organización debe supervisar continuamente las actividades del personal y destacar la importancia de este control.
En la medida en que el personal en una organización sea consciente del funcionamiento de los controles, el sistema será efectivo. La alta dirección tiene la responsabilidad de ejercer una revisión al sistema de control interno, y asegurar que las políticas y lineamientos estén actualizados, así como promover la capacitación sobre el control interno y su evaluación.
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El control interno puede clasificarse según el tiempo y la forma en que funciona, de acuerdo con lo siguiente:
- Controles preventivos. Son los más eficaces, por lo tanto, rentables, debido a que se anticipan a la ocurrencia de eventos inesperados.
- Controles detectivos. Son menos efectivos que los preventivos, pero también proporcionan beneficios a la empresa.
- Controles correctivos. Son necesarios, pero debe procurarse darle preferencia a los controles preventivos y detectivos.
- Controles directivos. Tienden a fomentar o establecer condiciones o un ambiente que favorezca el sistema de control en su conjunto.
SUPERVISIÓN DEL CONTROL INTERNO
Dentro de la supervisión del control interno se lleva a cabo la revisión de las actividades y transacciones de una organización para evaluar la calidad de su desempeño en el tiempo, y determinar qué controles son efectivos. Para que el monitoreo sea más efectivo, todos los empleados necesitan entender la misión de la organización, sus objetivos, los niveles de tolerancia a riesgos y sus propias responsabilidades.
CONCLUSIONES
Es importante que todos los integrantes de la empresa sean conscientes de que las reglas establecidas de control interno representan la mejor manera de evitar riesgos, detectar problemas y lograr la eficacia y eficiencia de las operaciones. Además es una base importante para establecer una adecuada división del trabajo y la asignación de responsabilidades.